Burocratese: conoscerlo per evitarlo

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    L’idea di questo post risale a parecchi mesi fa. Ogni giorno, nel lavoro e non, mi scontro con un linguaggio che viene venduto come forbito. Nelle email, in particolare, ma anche nei comunicati della pubblica amministrazione, nei giornali o in alcuni articoli di argomento specifico, si tende ad usare un linguaggio che ricorda quella che Calvino chiamava antilingua. Si tratta molto spesso di burocratese, ma non solo. L’abitudine a utilizzare formule standardizzate, spesso vuote di significato ma considerate chic, ha generato dei veri mostri.

    Sono formule che nel linguaggio parlato non useremmo mai. Perché, dunque, le usiamo nel linguaggio scritto? Per timore di non apparire abbastanza colti, forse? Il punto è che mantenere in vita certi mostri non aiuta affatto la comunicazione. Semmai contribuisce a non far capire ciò che vogliamo dire.

    Frasi troppo lunghe: il cervello non le tollera

    Il nostro cervello non è progettato naturalmente per leggere. Scrivere e leggere sono due funzioni non automatiche ma che apprendiamo dopo anni, ben dopo aver imparato a parlare. Per quanto possiamo essere esercitati alla lettura, il nostro cervello riesce a elaborare senza difficoltà frasi di circa 25-30 parole. Dopo, entra in crisi.

    Ormai ci sono numerosi studi di neuroscienze che lo dimostrano, non è un’opinione. Non per niente sono nati dei tool per testare la leggibilità dei testi, uno di essi reso noto dal plugin per la SEO, Yoast. Si tratta dell’indice Flesch Reading Ease, che misura lunghezza delle frasi, delle parole, etc. etc., all’interno di una frase. Purtroppo per l’italiano va bene fino a un certo punto, in quanto è stato creato per l’inglese, che ha una struttura semantica completamente diversa dalla nostra.

    Tuttavia, ciò ci fa capire che le frasi infarcite di subordinate e di termini desueti rendono la comprensione ancora più difficile, tanto più se si tratta di argomenti tecnici e poco interessanti come quelli che riguardano la burocrazia.

    L’ideale sarebbe spezzare le frasi e costruirle con la struttura sintattica più semplice: meglio evitare le subordinate se non sono del tutto indispensabili.

    Anche la forma passiva dovrebbe essere usata con parsimonia. Meglio preferire la forma attiva.

    Burocratese e aziendalese: linguaggi fuori dalla realtà

    Rispondete sinceramente: avete mai usato il verbo effettuare al di fuori del contesto burocratico-bancario? Avete mai effettuato un progetto o una gita nella vita normale? No, vero? Allora perché effettuate un bonifico e non lo fate?

    Il punto è che queste sono formule talmente standardizzate da essere diventate vuote di significato e cristallizzate in una lingua che oggi non esiste più. Rimane viva sono nel burocratese.

    Senza parlare, poi, dell’introduzione di termini stranieri che nulla portano di meglio alla nostra lingua, visto che quasi sempre esiste il corrispondente italiano. Anzi, talvolta ne facciamo pure una traduzione scorretta.

    Persino Docs Italia, il servizio a disposizione delle Pubbliche Amministrazioni per pubblicare documenti tecnici e amministrativi, ha creato un elenco di parole da evitare.

    Le parole da evitare nel linguaggio burocratico

    A volte si pensa che alcuni termini siano tecnici e che usando un sinonimo più conosciuto si perda di precisione. Molte volte non è affatto così e non c’è nessun motivo per usare, per esempiom ammenda invece che multa. Ecco alcune parole che possono essere tranquillamente sostituite senza perdere di precisione:

    1. A decorrere da: a partire da oppure, ancora meglio, da.
    2. A latere: è un latinismo che significa a fianco.
    3. A tergo: nella parte posteriore o dietro.
    4. Adempiere: può essere sostituito facilmente da termini più semplici e di uso comune. Invece di adempiere all’obbligo di… si può dire rispettare l’obbligo di
    5. Ammenda: può essere sostituito da multa o sanzione a seconda del contesto.
    6. Attenzionare: è uno dei classici esempi di termini tecnici passati al politichese e resi pubblici dai mass media. In origine gli attenzionati sarebbero state le persone sottoposte ad un’intensa sorveglianza da parte delle forze dell’ordine. Si può dire molto più semplicemente portare all’attenzione.
    7. Best practice: esiste la forma corrispondente in italiano. Usarla è una buona pratica.
    8. Citizen satisfaction: senza dubbio la soddisfazione dei cittadini è maggiore se capiscono cosa si stia dicendo.
    9. Conseguimento: per una maggiore comprensione questo sostantivo può essere trasformato nel verbo ottenere. Per il conseguimento del diploma… diventa per ottenere il diploma…
    10. Emolumenti: di solito sono semplici retribuzioni o pagamenti.
    11. Effettuare: come detto sopra, va benissimo il più semplice fare.
    12. Erogare: spesso viene usato nel burocratese in forma passiva. Il servizio viene erogato il giorno… si può dire il servizio è attivo o è disponibile il giorno…
    13. Espresso in narrativa: no, non è un romanzo. Vuole semplicemente dire come già detto.
    14. Help desk: l’assistenza quando funziona, funziona. Usare inglese confonde solo le idee.
    15. In calce: in fondo.
    16. In orario antimeridiano: la mattina, no?
    17. Interlocuzione: si tratta di un semplice dialogo.
    18. Introitare: incassare.
    19. Mancato accoglimento: è solo un rifiuto.
    20. Nelle more di: è un latinismo, ormai davvero desueto e fa pensare alle spine dei rovi più che ai frutti. È sufficiente dire in attesa di…
    21. Piego: busta o plico di lettere.
    22. Prendere visione: può essere sostituito da vedere o analizzare, a seconda dei contesti.
    23. Sancire: può essere sostituito da decidere.
    24. Teste fidefaciente: è un semplice testimone.

    Scrivere un’email: le formule cristallizzate

    Scrivere bene un’email è un’arte. Lo sa bene Barbara che nel suo recente articolo Falla semplice! Come scrivere un’email efficace spiega con precisione come farlo al meglio.

    Anche nelle email possono esserci degli schemi precostituiti e delle frasi tipiche che ricadono di volta in volta nel burocratese o nell’aziendale.

    Perché i vostri saluti sono cordiali solo quando scrivete una mail di lavoro? Gli altri saluti sono forse meno sinceri?

    Spesso non ce ne accorgiamo, ma quando entriamo in modalità “mail di lavoro” o “mail per la pubblica amministrazione” assumiamo un linguaggio davvero antiquato.

    Come scrivere una mail - Silviaalgerino.com

    Come iniziare una email

    Come iniziare una email in modo educato senza apparire pomposi? Chiaramente dipende dal grado di confidenza che si ha con la persona a cui si scrive.

    A mio parere, un buongiorno è sempre segno di educazione e funziona anche quando non si conosce il nome della persona a cui si scrive.

    Se si conosce il nome e si vuole essere più formali, va bene anche un Gentile, nome o, se si ha confidenza, va benissimo il classico Ciao, nome. Eviterei i vari Egregio, Gent.mo, Gentilissimo, Stimatissimo, ormai davvero antiquati (anche perché se non lo si conosce, chi ci dice che il nostro interlocutore sia davvero gentilissimo?).

    Andare dritti al punto ed evitare formule cristallizzate

    L’attenzione sul web e sul telefonino è piuttosto bassa. Magari il destinatario leggerà l’email mentre è in metropolitana e con un occhio guarda la fermata. Se il burocratese si insinua nella comunicazione e non gli permette di capire subito di cosa si stia parlando, un moto di fastidio è normale.

    Ma anche se è in ufficio con l’attenzione rivolta alla mia email, non dovrebbe essere costretto a fare lo slalom tra formule cristallizzate:

    • come da accordi intercorsi
    • come precedentemente concordato
    • con la presente si comunica che
    • come già discusso precedentemente
    • in risposta alla vostra/tua comunicazione

    Inoltre, queste formulette trasmettono un senso di insicurezza, come se si volesse dimostrare di avere il diritto di mandare un’email e si mettessero le mani avanti.

    Affrontare la questione subito e chiarire la propria posizione fin dalla prima frase è senza dubbio più efficace.

    Gli elenchi puntati nelle mail funzionano?

    Sì, gli elenchi puntati nelle email funzionano. Esattamente come sul web.

    Tutta quanta la formattazione è importante quando si comunica via email perché permette di dare aria al testo e di ordinare logicamente i pensieri. Serve a chi scrive e aiuta chi legge. Anche questa è una questione neurologica, non una opinione.

    Poi, ognuno può fare le sue scelte e seguire il suo stile, ma un lavoro ordinato, in cui anche il bianco trova il suo spazio, è senza dubbio a vantaggio della comprensione.

    Le formule conclusive nelle mail: preferire i saluti cordiali ai cordiali saluti

    Non c’è dubbio: anche le formule conclusive spesso si infarciscono di burocratese o, se preferire, aziendalese.

    D’accordo, in sé non contengono nulla di male e, anzi, spesso fanno pensare a un mittente educato e riverente. Tuttavia, proprio perché sono formule sentite migliaia di volte, perdono il loro senso.

    Quando leggiamo in attesa di un suo gentile riscontro, porgo distinti saluti, il nostro cervello si perde per strada il fatto che il mittente sta davvero aspettando una risposta. Fa molto più presa una chiusura del tipo aspetto una sua risposta e le auguro una buona giornata.

    Allo stesso modo la formula cordiali saluti non ha più nulla di veramente cordiale ma appare estremamente fredda. Se davvero vogliamo apparire cordiali, scegliamo delle formule di saluto naturali e umane. A seconda del rapporto che c’è con il destinatario, si può usare le auguro una buona giornata, a presto e buon lavoro, un caro saluto, etc.

    Va ricordato che la chiusura della mail, assieme all’incipit, è una delle parti che più rimane impressa. Quindi, concludere in modo davvero cordiale è uno dei metodi migliori per lasciare una buona impressione di sé.


    Bibliografia:

    Maryanne Wolf, Proust e il calamaro. Storia e scienza del cervello che legge, 2007

    Luisa Carrada, Scrivere un’email. Con voce sicura, limpida, tua. 2017

    Annamaria Anelli, Scrivere email, costruire relazioni. Tecniche per non finire nel cestino, 2016

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    3 Comments

    • Giulia Mancini

      Ci sono alcuni termini che mi irritano profondamente, “attenzionare” è uno di questi, per non parlare dell’abuso dei termini stranieri.
      In linea di massima sono d’accordo con te tuttavia, al di là di questo, alcuni termini, sul lavoro, li utilizzo anche in forma verbale: effettuare ed erogare per esempio, tutti gli altri termini da te citati tendo a evitarli. Esistono però dei termini tecnici che vanno usati a prescindere e si differenziano dal burocratese.
      Nelle mail e nelle comunicazioni, in generale, credo sia importante essere brevi e andare al punto, quando ci sono delle mail troppo lunghe non vengono lette fino in fondo. Molto utili anche gli elenchi puntati, aiutano a focalizzare l’attenzione sulle parti essenziali della comunicazione.

    • Il confine tra semplificazione e impoverimento però è labile.
      Capisco che chi scrive per i cittadini, soprattutto le pubbliche amministrazioni, debba farsi comprendere facilmente e senza dubbi da una varietà di utenti e livelli culturali, ma certi termini indicati come da evitare nelle linee guida dell’Agid mi sembrano la dimostrazione dell’impoverimento scolastico italiano. Potevo capire mio nonno, che aveva solo la terza elementare, e la terza elementare delle scuole del dopoguerra, ma davvero oggi un cittadino non comprende “a decorrere da”? Occorre sul serio sostituire “effettuare” con “fare”?!
      Se vado in ufficio postale, e invece di chiedere un “piego di libri” lo chiamo “busta di libri”, l’impiegato mi guarda storto. Ma non mi sognerei di chiedere alle Poste di modificare il nome del servizio.
      Anche i significati cambiano, “prendere visione” è ben diverso da “vedere”: io posso “vedere” un documento, da lontano, sapere che esiste, vederlo maneggiare da altri, ma “prenderne visione”, cioè leggerne il contenuto e accettarlo, è un’altra faccenda. 🙂
      Sono contro il burocratese, ma dall’altro verso non credo che la semplificazione estrema sia la soluzione.
      Sulle mail, dipende molto dal settore e dal contesto, infatti sul mio post su webnauta mi sono concentrata su quelle professionali. “Come da accordi telefonici intercorsi” è una di quelle formule che possono salvare il sederino con un cliente/fornitore che fa il furbetto al telefono, e può essere utile in contesti giudiziari, quindi sì, meglio mettere le mani avanti. In genere uso “riepilogo quanto abbiamo concordato al telefono: [segue elenco puntato]”, così resta anche un promemoria delle attività.
      I miei sono sempre “Cordiali saluti” quando la mail è professionalissima. Se sono in confidenza, pur usando il “lei”, lascio solo un “Grazie”. Anche se a volte qualcuno lo interpreta in malo modo, dipende se quello che stava scritto sopra erano buone notizie… 😉

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    Vivo con due figli, un marito e un gatto in una casa ai confini del bosco. 
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